S sprejemom Zakona o interventnih ukrepih za pomoč gospodarstvu in turizmu pri omilitvi posledic epidemije COVID-19[1] je bil uveljavljen nov ukrep za izboljšanje gospodarskega položaja na področju gostinstva, turizma, športa in kulture – BON21. Med obveznostmi upravičencev ob koriščenju bonov je določena tudi obveznost predložiti ponudniku storitev kopijo osebne izkaznice ali potnega lista. Ali je tako določena obveznost skladna z vidika prava osebnih podatkov? Kakšne so dolžnosti ponudnikov, ki sprejemajo kopije osebnih dokumentov upravičencev?
ZIUPGT v dvanajstem odstavku 43. člena določa, da ponudnik storitve od FURSa prejme sredstva v višini unovčenega bona in sicer na podlagi i. predložene pisne potrditve upravičenca in ii. kopije njegove osebne izkaznice ali potnega lista. Ponudnik storitve mora hraniti predložene pisne potrditve upravičenca, kopije njegove osebne izkaznice ali potnega lista in vse izjave, ki so opredeljene v Uredbi[2], še dve leti od dneva unovčitve bona. Iz navedene določbe, torej, izhaja, da so upravičenci do bona dolžni ob koriščenju storitev ponudniku, poleg podpisane izjave o koriščenju bona, izročiti i. kopijo osebnega dokumenta (osebne izkaznice ali potnega lista) ali ii. osebni dokument kot tak, dolžnost ponudnika pa je, da nato pripravi kopijo osebnega dokumenta.
Skladno z Ustavo RS[3] je obdelava osebnih podatkov možna samo na podlagi zakona[4]. Hkrati pa je pomembno, da je obseg osebnih podatkov, ki se obdelujejo, sorazmeren z namenom obdelave osebnih podatkov, ki mora biti že v naprej določen. V konkretnem primeru je namen obdelave osebnih podatkov zagotavljati zakonitost poslovanja ponudnikov, ki unovčujejo bone, da ne bi prihajalo do zlorabe oz. neupravičenega uveljavljanja povračil za unovčene bone.
Za zagotavljanje zakonitosti poslovanja z BONI21 in uveljavljanjem povračil pri FURSu so, torej, ponudniki, ki sprejemajo bone kot plačilno sredstvo, upravičeni prejeti kopije osebnih dokumentov posameznikov – upravičencev do bonov. V primeru da upravičenec sam ne zagotovi kopije, jo je ponudnik upravičen sam izdelati. ZIUPGT kot pogoj za pridobitev sredstev v primeru unovčenja bona izrecno predpisuje predložitev kopije osebne izkaznice ali potne listine, kar, po mnenju Informacijskega pooblaščenca, zadostuje zahtevi po konkretni zakonski podlagi za kopiranje osebne izkaznice v smislu Zakona o osebni izkaznici[5] oziroma Zakona o potnih listinah[6].[7]
Iz Mnenja izhaja tudi, da »V primeru zbiranja kopij osebnih dokumentov in njihove hrambe, kot to določa ZIUOOPE oz. ZIUPGT, gre torej za zakonito obdelavo osebnih podatkov, saj gre za izpolnjevanje zakonskih zahtev po točki (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, prav tako ima tovrstno kopiranje ustrezno podlago po ZOIzk-1 ali ZPLD-1. Ob tem mora vsak ponudnik storitev upoštevati oziroma izpolnjevati tudi ostale zahteve predpisov, zlasti na kopijah osebnih dokumentov z ustrezno oznako zagotoviti, da se kopije ne bodo uporabljale za druge namene, ob pridobivanju kopij posameznikom zagotoviti vse ustrezne informacije iz 13. člena Splošne uredbe, zagotoviti po trajanju in v smislu zavarovanja osebnih podatkov ustrezno hrambo kopij ter na vlogo imetnika osebnega dokumenta izdati potrdilo o kopiji, na katerem bo naveden namen rabe in rok hrambe kopije.«.
Pri tem je pomembno izpostaviti, da trenutno veljavni ZOIzk-1 oz. ZPLD-1 prepovedujeta elektronsko hrambo kopij osebnih dokumentov[8]. V Uradnem listu RS 19. 3. 2021 je bila sicer objavljena sprememba ZOIzk-1, skladno s katero je bila črtana prepoved elektronske hrambe kopij osebne izkaznice. Omenjeno se bo začelo uporabljati devet mesecev po uveljavitvi spremembe, ki nastopi 15 dni po objavi v Uradnem listu, tj. januarja 2022. To pomeni, da po začetku uporabe omenjene spremembe ZOIzk-1 navedena prepoved ne bo več v veljavi in, če bo še naprej obstajala pravna podlaga za izdelavo kopije osebne izkaznice (ne pa tudi potne listine!) v vezi z unovčitvijo bonov, bo le-to dovoljeno hraniti tudi v elektronski obliki. Pri Informacijskem pooblaščencu izpostavljajo, da bo zato še toliko bolj pomembno sprejeti in izvajati vse ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter sprejeti odgovornost za morebitno nepooblaščeno obdelavo osebnih podatkov.[9]
Besedilo: Obrtna zbornica Slovenije.
[1] Uradni list RS, št. 112/21, »ZIUPGT«.
[2] Uredba o načinu unovčitve bona za izboljšanje gospodarskega položaja na področju potrošnje v gostinstvu, turizmu, športu in kulturi, povračilu sredstev preko informacijskega sistema Finančne uprave Republike Slovenije ter načinu vodenja in upravljanja evidence bonov (Uradni list RS, št. 114/21); »Uredba«.
[3] Ustava Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91-I, 42/97 – UZS68, 66/00 – UZ80, 24/03 – UZ3a, 47, 68, 69/04 – UZ14, 69/04 – UZ43, 69/04 – UZ50, 68/06 – UZ121,140,143, 47/13 – UZ148, 47/13 – UZ90,97,99, 75/16 – UZ70a in 92/21 – UZ62a), »Ustava RS«.
[4] Drugi odstavek 38. člena Ustave RS.
[5] Uradni list RS, št. 35/11 in 41/21, »ZOIzk-1«.
[6] Uradni list RS, št. 29/11 – uradno prečiščeno besedil, »ZPLD-1«.
[7] Mnenje Informacijskega pooblaščenca št. 07121-1/2021/1501 z dne 24. 8. 2021, »Mnenje«.
[8] Sedmi odstavek 4. člena ZOIzk-1 ter sedmi odstavek 4a. člena ZPLD-1.
[9] Mnenje.